Quase toda empresa começa na planilha. E faz sentido: é gratuita, flexível e todo mundo sabe usar um pouco.

O problema é que a planilha cresce junto com a empresa, só que de um jeito desorganizado. Uma aba vira dez, um arquivo vira vinte, e de repente a gestão do negócio depende de alguém lembrar qual é a versão certa.

Um ERP (sigla em inglês para sistema de gestão empresarial) reúne em um só lugar as informações de vendas, estoque, compras, financeiro e equipe. Mas como saber se chegou a hora de dar esse passo?

7 sinais de que a planilha não dá mais conta

1. Existem várias versões do mesmo arquivo

"Estoque_final.xlsx", "Estoque_final_v2.xlsx", "Estoque_ATUALIZADO_usar_esse.xlsx". Se isso soa familiar, ninguém tem certeza de qual informação é a verdadeira.

2. A mesma informação é digitada mais de uma vez

O vendedor anota o pedido, o estoque dá baixa em outra planilha, o financeiro lança de novo. Cada redigitação é tempo perdido e uma nova chance de erro.

3. Você descobre problemas tarde demais

O produto acabou e ninguém percebeu. Um cliente está com pagamento atrasado há dois meses. Com planilha, você só vê o problema quando alguém vai procurar.

4. Fechar o mês leva dias

Se o fechamento depende de juntar dados de vários lugares e conferir tudo à mão, esse tempo poderia estar sendo usado para vender e melhorar o negócio.

5. Tudo depende de uma pessoa

Só uma pessoa entende as fórmulas. Quando ela sai de férias (ou da empresa), a operação trava.

6. Não dá para controlar quem vê e quem altera o quê

Na planilha, quem tem acesso geralmente pode ver e mudar tudo, inclusive por engano. Um sistema permite definir permissões por função e registra quem fez cada alteração.

7. Você não consegue responder perguntas simples rapidamente

"Qual produto deu mais lucro no trimestre?" "Qual vendedor tem a melhor conversão?" Se responder isso exige horas de trabalho, as decisões estão sendo tomadas no escuro.

Se você se identificou com três ou mais sinais, provavelmente a planilha já está custando mais caro do que um sistema custaria.

ERP pronto ou sistema sob medida?

Existem bons ERPs prontos no mercado, e para muitas empresas eles resolvem bem. O sob medida faz mais sentido quando:

  • o seu processo é um diferencial e não se encaixa nos sistemas genéricos;
  • você paga por muitos módulos que não usa e ainda sente falta de outros;
  • precisa integrar com ferramentas específicas do seu setor;
  • quer que o sistema cresça junto com a empresa, sem depender das prioridades de um fornecedor.

Um bom caminho é começar pelo que mais dói hoje (estoque, por exemplo) e expandir o sistema aos poucos.

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